Comme l’ensemble des métiers supports au sein des organisations, la fonction RH se transforme et se digitalise pour fournir une valeur toujours plus importante aux collaborateurs et aux organisations.
Longtemps laissée sur la touche, la gestion des compétences prend aujourd’hui une nouvelle dimension et est plébiscitée par les DRH de structures de toutes tailles et secteurs d’activité.
Dans ce contexte, les logiciels de gestion des compétences fleurissent et font de nombreux adeptes.
La gestion des compétences, c’est l’ensemble des pratiques qui visent à obtenir, à promouvoir et à harmoniser les compétences des collaborateurs d’une entreprise.
Elle est généralement assurée par la fonction RH, et par le biais d’outils bureautiques traditionnels.
Démarche actuellement très sollicitée, la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) vise à améliorer la correspondance entre les compétences nécessaires et celles qui sont/seront disponibles dans le but d’améliorer la compétitivité de l’organisation.
Cet élan supplémentaire apporté à la gestion des compétences prend une ampleur croissante, dynamisée par son encadrement légal et par la réduction des coûts, nécessaire dans de nombreuses structures. La gestion des compétences est actuellement prise en compte dans la majorité des structures. Enfin, elle est portée aujourd’hui par les progrès de la technologie de l’information et de la communication.
L’utilisation de logiciels qui accompagnent cette démarche assure en effet une gestion plus dynamique, plus intelligente, plus rapide et plus précise des compétences.
Connaître ses collaborateurs est devenu structurant.
En effet, le contexte concurrentiel mondialisé, ainsi que la crise sanitaire imposent de réduire les coûts, et par conséquent, de faire mieux avec moins de ressources.
Dans cette perspective, les RH et opérationnels doivent être en mesure de disposer de toute la donnée disponible sur les collaborateurs comme :
Un logiciel de gestion des compétences centralise ces données essentielles pour mieux les mobiliser au service de l’organisation et du développement des collaborateurs. L’individu et ses compétences sont ainsi valorisés au cœur de l’entreprise. Ces fonctionnalités creusent l’écart avec des logiciels classiques de RH qui ne relient pas ces informations entre elles.
Les structures non outillées par une solution dédiée utilisent généralement Excel qui impose à la fois des saisies multiples, des données obsolètes et un retraitement important pour appuyer les décisions.
Cette lourdeur d’utilisation s’oppose ainsi au recours à une solution de gestion des compétences, qui présente de nombreux avantages :
La clef de la mise en place d’une telle solution est son intégration à la stratégie globale d’entreprise.
L’objectif est-il de réduire les coûts, de favoriser la mobilité, de simplifier la formation ?
Comme pour tout projet, le succès de celui-ci réside dans la motivation des équipes chargées de sa mise en œuvre et dans l’appréciation qui sera faite de sa valeur ajoutée.
Boostez vos chances de succès : donnez une légitimité stratégique à votre projet !
S’il fluidifiera un/des processus internes, le logiciel intégré nécessitera toutefois d’adopter de nouvelles pratiques, et parfois même un nouveau prisme aux utilisateurs.
L’accompagnement au changement est donc nécessaire à l’acceptation de ces nouveaux usages.
Celui-ci devra s’adosser sur la formation des populations RH et sur une campagne de communication à destination de l’ensemble des utilisateurs.
Cette démarche s’intègre dans le calendrier global de l’organisation. Une démarche respectueuse des échéances prévues permettra également de favoriser l’adoption.
La réussite de l’installation d’un logiciel de Gestion des Compétences repose également sur l’adoption d’une démarche collégiale.
L’identification exhaustive des sachants, experts et contributeurs et leur intégration au processus de décision permettra non seulement de légitimer la démarche, mais également de déployer une solution réellement adaptée aux enjeux du terrain.
N’oubliez pas que vos équipes sont expertes sur leur domaines.
Vos chaînes de validation sont lourdes et chronophages ? Assouplissez-les.
Avez-vous une approche très hiérarchique ? Apportez de l’horizontalité !
Vos activités sont silotées ? Osez la transparence !
L’intégration d’un nouvel outil est l’occasion rêvée pour revoir vos processus internes et les fluidifier.
Gardez en tête que les logiciels de gestion des compétences sont agiles et permettent des adaptations si besoin.
Si votre démarche est nouvelle, certains travaux antérieurs peuvent vous permettre de gagner du temps.
Les données recueillies nécessiteront probablement des retouches mais elles constituent une base de réflexion intégrée au contexte de votre organisation.
Elles vous permettront d’aller plus en profondeur dans l’étude de votre besoin.
Les experts et sachants à l’origine de ces données pourront également vous aiguiller sur les forces et faiblesses de ces travaux antérieurs.
Mettre en place un logiciel de gestion de compétences, c’est placer la compétence au centre des arbitrages d’une entreprise et optimiser le potentiel de vos ressources.