Les logiciels SaaS RH assurant le suivi des aptitudes et des compétences sont des outils précieux pour de nombreuses organisations et pour les RH. Cependant, au cours de la dernière décennie, la façon dont nous gérons et comprenons les compétences a changé. Les compétences sont désormais la pierre angulaire de chaque élément d’une entreprise efficace, du recrutement et de la fidélisation à la gestion des ressources et à l’exécution de la stratégie. Il en résulte un volume toujours plus important de compétences à suivre, une augmentation de leur complexité et la nécessité de comprendre les compétences techniques de manière beaucoup plus granulaire.
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Excel ne remplacera jamais un SaaS RH
Excel est un outil puissant que de nombreuses organisations utilisent pour de nombreuses tâches différentes. Il offre une grande flexibilité dans la façon dont il affiche les données et est l’un des logiciels les plus courants dans la pile technologique d’une entreprise.
Cependant, pour utiliser et créer correctement une matrice de compétences avec Excel, il existe de nombreux systèmes, processus, intégrations et technologies à maîtriser afin d’identifier les bonnes aptitudes et compétences à montrer.
Cela comprend :
C’est cette complexité qu’Excel et les autres feuilles de calcul ont du mal à gérer.
Utiliser une matrice des compétences en temps réel vous permet de repérer facilement les lacunes mais surtout les opportunités en matière de compétences afin de prendre les décisions nécessaires en matière de planification, formation, etc.
Bien qu’Excel et Google Sheets aient une place importante dans toute organisation, lorsqu’il s’agit d’une matrice de compétences compétente, un logiciel spécialement conçu à cet effet l’emporte de loin.
Excel est idéal pour établir des rapports sur des ensembles de données de petite, moyenne et grande taille, mais il n’a pas été conçu spécifiquement pour une matrice de compétences. Aujourd’hui, il y a des milliers de compétences à prendre en compte et le fait de disposer d’un logiciel spécifique permet un suivi et un reporting automatiques, avec une création simple de matrices de compétences au niveau de l’employé, de l’équipe et de l’organisation, à n’importe quelle échelle.
La création et la maintenance d’une feuille de calcul Excel peuvent demander beaucoup de travail. Le logiciel n’est pas conçu spécifiquement pour la tâche de cartographie des compétences et il faut donc partir de zéro. Sa mise à jour demande beaucoup de temps et d’efforts. Vous devez ensuite réfléchir à la fréquence à laquelle le document doit être mis à jour et au moment où il faut informer les parties concernées des mises à jour effectuées. Un outil de matrice des compétences peut faire une grande partie du travail difficile pour vous et éviter les tâches chronophages.
Les documents Excel sont souvent stockés sur des appareils locaux et même s’ils sont téléchargés sur le cloud ou sur Google Sheets, leur organisation au bon endroit nécessite des processus spécifiques et la formation du personnel. Cela signifie qu’ils sont souvent perdus dans des endroits inconnus et que les versions actualisées et précises sont difficiles à trouver et à identifier. Une matrice de compétences permet de s’assurer que tout est au même endroit, précis et à jour. Aucune crainte concernant les pertes de données, tout est stocké sur le Cloud.
Lorsque les utilisateurs accèdent à une feuille Excel, leur niveau d’accès est le même pour toutes les personnes. Même sur Google Sheets, les options de niveaux d’accès sont limitées. Il est impossible de configurer qui a quel type d’accès, qui est autorisé à effectuer quel type d’action ou qui peut agir dans quel rôle à l’aide de ces programmes. Bien que cela facilite la modification d’un document, lorsqu’il s’agit de cartographie des compétences et d’informations sensibles sur les employés, quelque chose de plus sécurisé est crucial. Un logiciel de cartographie des compétences conçu dans un souci de sécurité peut permettre un accès en lecture et en écriture basé sur des autorisations pour les différents employés d’une organisation.
Excel peut rassembler de nombreuses données, mais il peut être difficile de rassembler des données provenant de nombreuses sources différentes (comme votre LMS par exemple) et de les transformer en données exploitables. Les données de la matrice des compétences peuvent être liées aux RH, aux systèmes de gestion d’apprentissage et aux systèmes de formation afin de soutenir les décisions clés. Vous pouvez suivre et visualiser les tendances des compétences au fil du temps pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et déterminer rapidement les mesures à prendre à partir de ces tendances.
Comment trouver le bon outil pour son organisation ?
Alors, quelles sont les alternatives à Excel et Google Sheets ?
Les logiciels RH aujourd’hui ont plus de fonctionnalités et une meilleure expérience utilisateur qu’Excel mais se concentrent sur des types de compétences plus larges. Si vous recherchez quelque chose de spécifiquement conçu pour créer une bibliothèque de compétences, cartographier des données, évaluer des collaborateurs, puis établir des rapports via un outil de matrice de compétences, un système de gestion des compétences est un complément puissant à votre arsenal.
Les logiciels de gestion des compétences suppriment les problèmes d’Excel et offrent une solution facile pour le suivi et la gestion des compétences des équipes.
Les solutions sont adaptées pour le suivi, la progression et la gestion des équipes.