Indispensables pour élaborer votre stratégie RH sur le long terme et analyser votre performance : les KPI RH (key performance indicator) ou ICP (indicateur clé de performance) permettent d’évaluer l’efficacité de vos actions et donc faciliter la prise de décisions stratégiques.
Il est nécessaire pour une entreprise de pouvoir recueillir des données RH, elles permettent de mettre en exergue de précieuses informations permettant un pilotage plus efficace et éviter la rétention des talents, enjeu majeur au sein des industries comptant des compétences critiques.

Choisir les bons KPI RH vous permet de vérifier l’atteinte des objectifs énoncés dans la stratégie rh, analyser l’efficacité de vos actions en temps réel ou bien sur une période donnée, déterminer la performance de vos collaborateurs, conforter la prise de décision, et pour finir répondre aux obligations légales. En effet, certains KPI sont inévitables car ils doivent figurer dans les BDES de l’entreprise.

Climat social, eNPS, turnover, masse salariale… : les indicateurs sociaux de l’entreprise ne sont pas en reste. Faisons donc le point ensemble : comment mettre en place ces indicateurs et lesquels suivre.

La mise en place des indicateurs RH

Il est important de bien choisir au préalable ses KPI cependant ces derniers doivent remplir certaines conditions.

Ils doivent être :

Quantifiables
Un indicateur de performance se doit d’être quantifiable. Néanmoins, ce dernier n’est pas obligatoirement un chiffre. Il peut être sous forme de nuage de mots ou verbatims afin, par exemple, d’améliorer le déroulement d’une réunion. Il faut être capable de mesurer avec précision ses indicateurs.

Actionnables
Des indicateurs pertinents doivent permettre au DRH de prendre des décisions ou de mettre en place de nouvelles actions. Par exemple, si le délai de recrutement s’avère très long, ce dernier doit alors mettre en place des actions pour le réduire.

Simples
Un bon KPI RH doit être simple à construire mais également à comprendre. En effet, le tableau de bord doit être compris par tous : dirigeants, DRH, collaborateurs… Généralement, les KPIs sont représentés sous formes de courbes, de diagrammes ou encore de tableaux croisés dynamiques. Ils doivent être lisibles en un coup d’œil grâce à l’élaboration de tableaux et de graphiques.

Fiables
Afin que l’indicateur soit fiable, celui-ci doit récolter des données provenant d’outils fiables : SIRH, socle RH, CRM etc. Nous ne le répéterons jamais assez, la digitalisation du secteur et l’utilisation du Big Data sont l’avenir de la fonction RH.

Contrôlables
Règle importante et souvent oubliée, un KPI doit être contrôlable. En d’autres termes, celui-ci doit mettre en valeur une performance que l’entreprise a les moyens d’améliorer. Par exemple, le taux d’embauches en interne. Cela peut effectivement être un indicateur car il est possible de l’améliorer et il dépend de la stratégie de l’entreprise.

En choisissant des KPI de gestion des ressources humaines pertinents et en suivant la politique RH de l’entreprise, toute l’entreprise sera plus productive et rentable grâce aux actions mises en place.

Selon la taille de l’entreprise et votre stratégie de développement RH des outils de gestion de ressources humaines peuvent s’avérer efficaces pour automatiser certaines requêtes. Néanmoins, il est recommandé de limiter le nombre de KPI en sélectionnant les plus pertinents en fonction de vos objectifs prioritaires.

Les principaux KPI RH à connaître

Employee Net Promoter Score (eNPS)

C’est un indicateur qui mesure la satisfaction des collaborateurs et le niveau d’engagement. Ce score est directement obtenu grâce à vos collaborateurs qui répondent de manière anonyme à un questionnaire. Vous pouvez leur demander d’évaluer la probabilité qu’ils recommandent votre entreprise à leur entourage sur une échelle de 0 à 10. Vous pouvez réaliser ce questionnaire une fois par trimestre afin de mener des actions correctrices si besoin.

Les résultats :

• Entre 0 et 4 : les collaborateurs sont considérés comme des détracteurs de votre marque employeur ;
• Entre 5 et 8 : ils sont classés dans la catégorie des collaborateurs passifs ;
• Entre 9 et 10 : ils sont répertoriés comme promoteurs.

Ensuite il suffit de réaliser ce calcul :

eNPS = % de promoteurs – % de détracteurs

Vous pourrez ainsi mesurer l’engagement de vos collaborateurs et l’améliorer si besoin.

Besoin en recrutement

La définition du besoin en recrutement est la première étape du processus de recrutement. Le recrutement doit être le résultat d’une réflexion portant sur les objectifs et les priorités de l’entreprise. Il est important de bien définir son besoin au préalable afin d’éviter les erreurs de recrutement. Une besoin en recrutement bien défini augmentera automatiquement vos chances de recruter le bon profil. Il suffit de définir avec précision le contenu du poste à pourvoir et le type de candidat recherché.

Pipeline de candidats

Appliqué au recrutement, le terme “pipeline de candidats” désigne la recherche active de candidats pour des postes à pourvoir dans le futur. Pour cela il suffit de cibler dans un premier temps les secteurs critiques où une entreprise ne peut se permettre d’avoir des postes vacants trop longtemps. Les sourceurs utilisent la plupart du temps des bases de données et définissent une réelle stratégie de communication pour ces candidats. Ils choisissent les meilleurs réseaux sociaux pour communiquer avec eux (Linkedin, Twitter etc) et surveillent le taux de réponse.

Qualité du recrutement (taux de rotation du personnel = turnover)

Afin de savoir si le recrutement mené a été efficace, on prend en compte le taux de turnover. Combien de nouveaux collaborateurs employés sur l’année N sont encore en poste l’année N+1. Cela vous permettra de connaître votre taux de réussite ou d’échec. Vous pourrez donc savoir si c’est une tendance récurrente et donc pourrez agir en mettant en place une stratégie ou bien si c’était un mauvais recrutement, chose qui peut arriver.

Taux de turnover des nouveaux collaborateurs

Il s’agit du nombre ou du pourcentage d’employés qui démissionnent au cours de leur première année en entreprise. Voici comment le calculer :

(Nombre de collaborateurs qui quittent l’entreprise après moins d’un an / Nombre de départ sur la même période) x 100

Un taux faible indique une performance RH optimale.

Taux de mobilité interne

Cet indicateur permet de mesurer le pourcentage de recrutements comblés par le recrutement interne par rapport au nombre total de recrutements :
‍Taux de mobilité interne = Nombre d’embauches en interne/nombre de recrutements x 100

La mobilité interne est une très bonne manière de valoriser vos talents en interne. La mobilité interne s’inscrit dans une politique de GPEC. Au sein des entreprises qui recourent à des processus de mobilité interne, les collaborateurs restent en moyenne 41% plus longtemps que dans les entreprises qui ne la développent pas.

Coût des formations en interne

Afin d’accompagner la transformation des métiers et engager vos collaborateurs, un processus de mobilité interne peut être mis en place efficacement. Évoluer en interne peut être une très bonne opportunité pour vos collaborateurs. Vous limitez ainsi les coûts de recrutement externe et permettez ainsi à vos collaborateurs de monter rapidement en compétences, cela s’inscrit parfaitement dans le processus de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences).
Former ses collaborateurs implique donc un coût (qui est en réalité un investissement) qu’il faut justifier. On peut donc calculer le montant moyen par employé consacré à l’apprentissage.

Voici donc le calcul :

Sommes dépensées en formation / Nombre d’employés formés

Temps de formation par collaborateur

C’est le calcul du nombre d’heures de formation dont chaque collaborateur a bénéficié.
Voici donc le calcul :

Nombre d’heures de formation / Nombre de collaborateurs

Coût d’un recrutement

Cet indicateur vous permet de déterminer combien de budget est nécessaire pour chaque nouvelle embauche.
Cela vous permet de savoir à quel point votre stratégie de talent acquisition est efficace.
Voici donc le calcul :

([Somme des dépenses externes] + [Somme des dépenses internes]) / Nombre de recrutements)

Les éléments à retenir sur les KPI RH 

Comme vous avez pu le lire, les KPI RH sont cruciaux pour élaborer votre stratégie RH et évaluer la performance de votre entreprise. 

Les KPI doivent être quantifiables, actionnables, simples, fiables et contrôlables. 

Comme indiqué, certains KPI sont incontournables. Parmi lesquels :  

• L’employee Net Promoter Score (eNPS) 
• Le besoin en recrutement 
• Le pipeline de candidats 
• La qualité du recrutement  

• Le taux de turnover des nouvelles recrues 
• Le taux de mobilité interne 
• Le coût des formations en interne 
• Le temps de formation par collaborateur 
• Le coût d’un recrutement 

Toutefois, bien d’autres indices sont utilisés. Nous pouvons citer :  

• Le ratio de diversité et d’inclusion 
• Le délai de rémunération 
• Le ratio de promotion interne 
• Le ratio de compétences critiques 
• Le ratio de performance individuelle 
• Le niveau de conformité aux réglementations 
• Le ratio de formation 
• La productivité par employé 
• L’indice d’innovation  
• Le ratio de satisfaction des prestataires externes RH  
• Le ratio de participation aux programmes de bien-être 

Conclusion

Une fois que vous avez défini vos kpi rh clés de performance, il est temps de commencer à les mettre en œuvre en créant des tableaux de bord.
Un tableau de bord est un ensemble de données qui permet à votre équipe de direction d’analyser de manière critique l’efficacité de vos stratégies RH.

Attention : il n’est pas nécessaire d’utiliser tous les KPI cités plus haut dans votre tableau de bord. Prenez le temps d’identifier les indicateurs RH qui apporteront le plus de valeur à votre organisation et à votre département. Choisissez ceux qui correspondent le plus aux données que vous souhaitez maîtriser et analyser.
Évitez de sélectionner des KPI trop centrés sur le point de vue d’une partie prenante ou d’un seul axe d’analyse. Rappelons qu’un indicateur ne doit pas être une vérité, ils doivent vous aider à la prise de décision stratégique.

De manière générale, l’évaluation de la gestion des talents se calcule à travers le taux de turnover, le taux de mobilité en interne et le nombre d’opportunités de carrières proposées.